11.【メールアドレスの登録・変更・削除】 |
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▲目次へ |
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アドレス帳の機能 |
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@アドレス帳の一括登録 |
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・・・CSV形式にて「一括登録」ができます。 |
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Aアドレス帳の個別登録・変更・削除 |
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Bアドレス帳の保存・バックアップ |
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・・・個別に登録・変更・削除した最新のアドレスを |
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保存することができます。(CSV形式ファイルにて) |
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検索 |
ボタンで、登録済みのアドレスを簡単に検索することができます。 |
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氏名、メールアドレス、学年グループ、クラス区分のいずれかの入力項目と一致したものを全て出力します。 |
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キャンセル |
ボタンで、入力項目をキャンセル(クリア)します。再度入力が可能となります。 |
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キャンセル |
⇒ |
検索 |
ボタンを押すと、全ての登録されているアドレスを再出力します。 |
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▲ |
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<アドレス帳一括登録> |
・・・別途管理している大量アドレス帳を当該システムのアドレス帳に取り込みします。 |
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取り込みデータ形式は、「CSV形式」になります。 |
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A |
B |
C |
D |
E |
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1 |
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氏名 |
メールアドレス |
学年グループ |
クラス区分 |
備考 |
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2 |
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3 |
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4 |
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5 |
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〜 |
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・・・生徒番号を重複しないように入力(数値) |
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氏名 |
・・・生徒番号氏名(全角20文字、半角40文字) |
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メールアドレス |
・・・メールアドレス(半角50文字) |
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学年グループ |
・・・学年グループコード(数値2桁) |
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@ |
「一括登録」ボタンを押してください。 |
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クラス区分 |
・・・クラス区分コード(数値2桁) |
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備考 |
・・・電話番号やコメント(半角40文字) |
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電話番号は半角で入力ください |
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A |
取り込み先フォルダ名とファイル名を指定してください。 |
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(市外・市内・番号の区切りに「-」(ハイフォン) |
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を入力してください) |
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B |
アドレス帳取り込みファイルの「確認メッセージ」が出力されます。 |
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取り込み先ファイル名の確認をしてください。 |
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C |
「OK」ボタン押下後、取り込み先データの正当性をチェックします。 |
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※ |
取り込みエラーの場合は、エラーの内容が出力されます。 |
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※ |
全てのデータが正当の場合にのみアドレス帳の取り込みを行います。 |
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・空ファイル入力の場合 |
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<正常に取り込まれた場合> |
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・登録されている「学年グループコード」が一致しない場合 |
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・1個でもエラーデータがあれば、処理は終了します。 |
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取り込み件数が表示されます。 |
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(アドレスの正当性はチェックされません) |
▲ |
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<アドレス帳個別新規>作成 |
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・・・メールアドレスを登録します。 |
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1. |
「新規」ボタンを押す。 |
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2. |
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・・・生徒番号を重複しないように入力(数値) |
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氏名 |
・・・生徒番号氏名(全角20文字、半角40文字) |
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メールアドレス |
・・・メールアドレス(半角50文字) |
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※ |
学年グループ |
・・・学年グループは▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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※ |
クラス区分 |
・・・クラス区分は▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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備考 |
・・・電話番号やコメント(半角40文字) |
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|
電話番号は半角で入力ください |
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(市外・市内・番号の区切りに「-」(ハイフォン)を入力してください) |
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※「学年グループ」「クラス区分」は【設定】にて事前に登録が必要です。(P5.6参照) |
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3. |
2.の項目入力完了したら、『OK』を押してください。⇒アドレス帳に登録されます。(入力欄下に表示されます) |
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4. |
続けて入力する場合は、2.の項目を入力してください。 |
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|
「学年グループ」「クラス区分」は前の項目が保持されます。変更の場合は、再度選択してください。 |
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|
終了 |
ボタンはシステムを終了します。 |
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***アドレスの登録が終了したら、【設定】を開き、『Web設定』を行ってください。 |
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(P12参照) |
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エラー「重複エラー」 |
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学年グループ・クラス区分が同一で、メールアドレスが同一の場合に |
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「重複エラー」が発生します。 |
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(学年グループ・クラス区分のいずれかが違えば、同一のメールアドレスでも |
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登録できます。) |
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検索 |
ボタンで、登録済みのアドレスを簡単に検索することができます。 |
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氏名、メールアドレス、学年グループ、クラス区分のいずれかの入力項目と一致したものを全て出力します。 |
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|
キャンセル |
ボタンで、入力項目をキャンセル(クリア)します。再度入力が可能となります。 |
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|
キャンセル |
⇒ |
検索 |
ボタンを押すと、全ての登録されているアドレスを再出力します。 |
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▲ |
|
<アドレス帳個別変更> |
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・・・メールアドレス等を変更します。 |
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1. |
「変更」ボタンを押す。 |
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2. |
変更する欄をダブルクリックします。 |
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3. |
入力項目欄に、内容が表示されます。 |
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4. |
下記の変更項目欄を修正します。 |
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・・・生徒番号を重複しないように入力(数値) |
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氏名 |
・・・生徒番号氏名(全角20文字、半角40文字) |
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メールアドレス |
・・・メールアドレス(半角50文字) |
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※ |
学年グループ |
・・・学年グループは▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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※ |
クラス区分 |
・・・クラス区分は▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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備考 |
・・・電話番号やコメント(半角40文字) |
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|
電話番号は半角で入力ください |
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(市外・市内・番号の区切りに「-」(ハイフォン)を入力してください) |
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※「学年グループ」「クラス区分」は【設定】にて事前に登録が必要です。(P5.6参照) |
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5. |
4.の項目変更入力完了したら、『OK』を押してください。⇒アドレス帳に登録されます。(入力欄下に表示されます) |
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6. |
続けて変更入力する場合は、2.から対応してください。 |
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|
終了 |
ボタンはシステムを終了します。 |
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|
***アドレスの変更が終了したら、【設定】を開き、『Web設定』を行ってください。 |
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|
(P12参照) |
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検索 |
ボタンで、登録済みのアドレスを簡単に検索することができます。 |
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氏名、メールアドレス、学年グループ、クラス区分のいずれかの入力項目と一致したものを全て出力します。 |
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|
キャンセル |
ボタンで、入力項目をキャンセル(クリア)します。再度入力が可能となります。 |
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|
キャンセル |
⇒ |
検索 |
ボタンを押すと、全ての登録されているアドレスを再出力します。 |
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▲ |
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<アドレス帳個別削除> |
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・・・メールアドレス等を削除します。 |
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1. |
「削除」ボタンを押す。 |
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2. |
削除する欄をダブルクリックします。 |
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3. |
入力項目欄に、内容が表示されます。 |
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4. |
下記の削除項目を「確認」します。 |
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氏名 |
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メールアドレス |
削除したい内容に間違いないことを「確認」してください。 |
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学年グループ |
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クラス区分 |
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備考 |
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5. |
削除項目間違いがなければ、『OK』を押してください。 |
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6. |
確認メッセージが出力されます。 |
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⇒ |
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|
終了 |
ボタンはシステムを終了します。 |
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7. |
『はい』でアドレス帳から削除されます。 |
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***アドレスの削除が終了したら、【設定】を開き、『Web設定』を行ってください。 |
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(P12参照) |
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検索 |
ボタンで、登録済みのアドレスを簡単に検索することができます。 |
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氏名、メールアドレス、学年グループ、クラス区分のいずれかの入力項目と一致したものを全て出力します。 |
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|
キャンセル |
ボタンで、入力項目をキャンセル(クリア)します。再度入力が可能となります。 |
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|
キャンセル |
⇒ |
検索 |
ボタンを押すと、全ての登録されているアドレスを再出力します。 |
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|
▲ |
|
<アドレス帳個別検索> |
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|
・・・メールアドレス等を検索します。 |
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1. |
検索したい項目を入力欄に入力します。 |
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(下記の「探したい」いずれかの項目を入力ください) |
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氏名 |
・・・生徒番号氏名(全角20文字、半角40文字) |
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メールアドレス |
・・・メールアドレス(半角50文字) |
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※ |
学年グループ |
・・・学年グループは▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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※ |
クラス区分 |
・・・クラス区分は▼ボタンを押し、リストのから選択します。 |
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|
|
※「学年グループ」「クラス区分」は【設定】にて事前に登録が必要です。(P5.6参照) |
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2. |
「検索」ボタンを押す。 |
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3. |
検索で一致した全てのアドレス帳を出力表示します。 |
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*「変更」「削除」が簡単にできます。 |
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キャンセル |
ボタンで、入力項目をキャンセル(クリア)します。再度入力が可能となります。 |
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|
キャンセル |
⇒ |
検索 |
ボタンを押すと、全ての登録されているアドレスを再出力します。 |
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|
▲ |
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<アドレス帳CSV出力> |
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・・・アドレス帳の外部吐き出しができます。(アドレス帳の別管理ができる) |
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1. |
アドレス帳CSV出力 |
ボタンを押します。 |
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2. |
保存する場所を指定します。 |
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|
ファイル名を入力してください。 |
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3. |
出力するファイルの確認メッセージが出力されます。 |
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4. |
出力終了メッセージ゙が出力されます。 |
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5. |
CSVファイルとして出力されます。 |
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▲ |
12.【履歴削除】 |
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・・・発信履歴を削除することができる。 |
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1. |
「履歴削除」タグを押すと、「発信履歴」が出力されます。 |
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2. |
不要になったもの、または、一定期間経過後に履歴の削除を、「個別指定」、「一括削除」ができます。 |
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3. |
(個別削除) |
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|
左側の「削」のボタンを押し、マークをしてください。 |
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4. |
(全削除) |
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|
すべて削除の場合は、下の「削除フラグ」の「ON」ボタンを押すと、すべてマークすることができます。 |
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5. |
「OFF」ボタンは、マークしたものをすべて解除します。 |
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|
6. |
下の「削除」ボタンで、マークした履歴が削除されます。 |
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|
(履歴を保存したい場合は、「サーバ」の「履歴情報CSV出力」ボタンを押し『実行』してください。 |
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|
<個別削除の場合> |
|
<全件削除の場合> |
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|
削除したい上の「削」のボタンを押します。 |
|
「削除フラグ」の「ON」ボタンを押します。 |
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(個別削除後のイメージ)・・・行から削除されます。 |
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確認メッセージが出力されます。 |
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指定した行で間違いがなければ、『はい』を |
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押します。 |
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『はい』で削除処理されます。 |
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▲ |
13.【新規メール作成】 |
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|
・・・「メール作成」クリックすると、「新規メール作成」画面が表示されます。 |
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|
電文作成中に「戻る」を |
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押した場合は、「下書き」に保存されます。 |
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|
・個別を選択した場合は、「連絡先の選択」 |
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|
ボタンをおして、個別にアドレスすを選択 |
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|
することができます。 |
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|
|
「送信」ボタン押下。 |
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※ 「はい」押下で、電文構成上または環境に誤りがあった場合、 |
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エラーメッセージが出力されます。 |
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<エラーの例> |
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・グループは登録されているが、アドレス帳に登録がない。 |
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「はい」・・・メールが送信されます。 |
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・新規メール画面を二重に開けようとしています。 |
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(メールは1画面しか操作できません。) |
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・初めてメールを送信する場合、POP,SMTPサーバーとの確立が |
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されていない場合に、出力されます。 |
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「OK」 |
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(サーバー履歴画面に戻ります) |
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サーバー画面で、「受信」ボタンを押し、サーバーとの正当性を確立してください。 |
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14.【下書き】 |
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・・・「新規メール作成」画面にて、発信するメールの内容を事前に作成しておくことができます。 |
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発信が確定した時点で「下書き」から発信メールを呼び出し、メールの送信ができます。 |
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1. |
事前のメール作成 |
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・メール作成後「戻る」ボタンを押すと、 |
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確認メッセージが出力されます。 |
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・「はい」・・・下書きに保存されます。 |
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2. |
「下書き」に保存されると、「サーバー」の画面に戻ります。 |
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・下書き保存中 |
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3. |
「下書き」を開き、発信する項目の「作成」ボタンを押す。 |
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※ 下書きメールの作成が出ます。 |
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・削除フラグ「ON」・・・全てにフラグを立てる |
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「OFF」・・・フラグをOFFにする |
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「削」のボタンを押すとフラグが「ON」に |
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なります。 |
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・「削除」ボタンで、フラグが「ON」のものを |
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削除します。 |
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4. |
事前作成の「新規メール作成」が呼び出されます。 |
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「はい」削除 |
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「いいえ」戻ります。 |
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5. |
内容を確認し、「送信」します。 |
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(送信は、13.【新規メール作成】に同じ) |
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15.【サーバー】 |
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・・・メール発信・着信の履歴確認ができます。 |
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受信: |
メールを手動受信します。 |
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自動受信間隔: |
00分間 |
・・・手動受信となります。 |
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01〜59 |
・・・1分間隔で自動受信時間を指定します。自動受信となります。 |
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「再」: |
送信行の「作成」を押すと、送信したときのメール文言にて、再送信ができます。 |
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メールアドレス欄には、「未開封」の方のアドレスが表示されます。 |
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メールアドレス.Jp/の後に4桁数値が表示されます。 |
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上2桁: |
学年区分コード |
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下2桁: |
クラス区分コード |
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・・・履歴に学年グループ、クラスを表示されるためのコードです。 |
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Webから発信した場合は、「再」メールの作成はできません。 |
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「履歴」: |
該当の送受信状況の履歴のみを表示します。 |
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「印刷」: |
該当の送受信状況の履歴一覧表を印刷します。 |
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学年、クラス単位に改ページし、「「緊急連絡伝言メール」履歴一覧表」を出力します。 |
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下枠欄: |
送信時の上をクリックした場合、 |
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送信者、送信日時、件名、部署、内容、内容メモ、確認区分を表示します。 |
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Webからの発信の場合は、 |
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送信日時、件名、部署のみを表示します。 |
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受信上をクリックした場合、 |
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受信者(氏名、メールアドレス他)、回答日時、回答、回答メモ、備考を表示します。 |
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履歴情報CSV出力: |
全ての送受信履歴のデータをCSV形式(Excel)にて、指定するフォルダー内に名前を付けて保存が |
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できます。 |
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終了: |
「緊急連絡伝言メール」のシステムを終了します。 |
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▲ |
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(1)【「再」作成のメール編集】 |
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・・・サーバ履歴表示の「再作成」から、再「メール作成」できる。(未開封者に対して再送信ができます) |
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「終了」押下した場合 |
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「はい」 |
・・・システムを終了します。 |
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「いいえ」 |
・・・処理を続行します。 |
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(2)【個別履歴】 |
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・・・発信項目毎に経過履歴を表示することができます。 |
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送信日時: |
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「履歴」ボタンを押すと、【個別履歴】が表示されます。 |
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1行目は送信時の日付・時刻を表示 |
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2行目以降は、「学年」「クラス」名を表示 |
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件名/受信状況・回答日時: |
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1行目は、発信時の「件名」を表示 |
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2行目以降は、受信できた場合は、 |
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受信時の日付・時刻を表示 |
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受信できない場合は、 |
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「未開封」と表示 |
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発信部署/受信者名: |
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1行目は、発信時の「発信部署名」を表示 |
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2行目以降は、受信者の氏名を表示 |
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メールアドレス等エラーの場合は |
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メールアドレスまたは、空白 |
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送信内容/回答: |
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1行目は、発信時の「内容区分」を表示 |
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備考:備考として事前に登録した「電話番号」等を表示 |
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2行目は、受信時の「回答内容」を表示 |
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下枠欄: |
送信時の上をクリックした場合、 |
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送信者、送信日時、件名、部署、内容、内容メモ、確認区分を表示します。 |
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Webからの発信の場合は、 |
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送信日時、件名、部署のみを表示します。 |
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受信上をクリックした場合、 |
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受信者(氏名、メールアドレス他)、回答日時、回答、回答メモ、備考を表示します。 |
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▲ |
(3)【印刷】 |
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・・・送信単位毎に受信の履歴を「「緊急連絡伝言メール」履歴一覧表」として、学年・クラス毎に |
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受信状況の一覧を出力します。 |
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「印刷」ボタンを押すと、印刷出力の確認メッセージが出力されます。 |
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(Webからの発信の場合は、出力できません。) |
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・印刷する「学年・クラス」の指定ができます。 |
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(印刷イメージ) |
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・・・クラス単位に改ページされます。 |
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※ サーバー履歴画面の内容と同様の項目を出力します。 |
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回答日時: |
正常に受信できた場合に、回答時の日付・時刻を表示 |
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受信できなかった場合は、「未開封」と表示します。 |
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受信者名: |
生徒a{受信者氏名を表示 |
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受信が確認できなかった場合は、空白の場合もあります。その場合は「履歴」で確認ください。 |
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メールアドレス等が相違していた場合は、メールアドレスが表示されます。 |
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回答内容: |
受信者が返信回答した文言(事前作成から選択・回答したもの) |
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備考・連絡先: |
事前に登録してある備考欄の「電話番号等」(20文字)を表示します。 |
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回答メモ/備考・メモ: |
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返信回答時の「回答メモ」(受信者が入力)を表示します。(20文字) |
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※ 用紙のサイズは、「A4横」となります。 |
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※ 印刷プレビューにて、印刷項目を確認ください。 |
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印刷ボタン |
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(印刷します) |
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(4)【履歴情報CSV出力】 |
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・・・サーバー履歴全ての情報をCSV形式にて、履歴データを指定のフォルダーに「名前を付けて」出力します。 |
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1. |
「履歴情報CSV出力」ボタンを押します。 |
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2. |
履歴を保存する場所が表示されます。 |
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・保存する場所を指定してください。 |
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・保存するファイル名を指定してください。 |
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3. |
「保存」ボタンを押してください。 |
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・出力する場所.ファイル名の確認メッセージが出力されます。 |
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4. |
出力終了のメッセージが出力されます。 |
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5. |
CSV履歴イメージ |
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