「緊急連絡伝言メール」・メール作成・株式会社ユニティ

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(1)【メール作成】

テキストボックス: ※メール送信までの準備事項
・設定画面にて必要事項の設定を行ってください。
１．ユーザー登録：管理者及び発信担当者の登録をする。
２．学年グループ登録：受信者のグループ分けと名称を決定し登録する。
３．クラス区分登録：受信者にクラス等の名称を付け登録する。
４．件名区分登録：緊急連絡発信する伝言名称（ﾒｰﾙ受取側の「件名」にあたりますを状況単位の名称を決定し登録する。
例：
不審者発生
登下校注意情報
休校について
災害情報
５．内容区分登録：件名区分の状況をさらに細分化し簡潔に伝達できる名称にする。
件名区分ごとに、状況を詳細に登録することができます。
６．確認区分登録：件名区分ごとに、確認依頼を行うことができますので、簡潔に確認依頼できる文言にする。
７．回答区分登録：全ての件名について回答内容は同じものとなりますので、返信回答する側で分かりやすい文言にする。
・７．までの項目が登録完了しましたら、Ｗｅｂ設定にて携帯端末でメールが受けられる状況にシステム環境の登録をする。

・アドレス帳チョウに各自の携帯電話メールアドレスの登録を行う。

学年グループとクラス区分名称を付け登録トウロクする。なお、備考欄に連絡先電話番号等を登録する。

※「一括登録」にて、CSV形式で

作成された、各自のメール

アドレスを一括読込し登録

することもできる。

（P15参照サンショウ）

A．＜発信ハッシン電文の作成＞

・・・P22参照

▲

ａ. 事前に登録した「件名区分」が表示されます。追加・変更する時は、設定画面の「件名区分」を選択してください。

（最初は「空白」が表示されます。）

＜例＞

＊

事前に登録されている「件名区分」を

表示します。

最初は「空白」が表示されていますので、

▼でリストから選択してください。

ｂ. 事前に登録した「件名区分」による「内容区分」が表示されます。追加・変更する時は、設定画面の「内容区分」を選択してください。

（最初は「空白」が表示されます。）

＜例＞

＊選択した「件名」により、

事前に登録されている「内容区分」を

表示します。

最初は「空白」が表示されていますので、

▼でリストから選択してください。

ｃ. 事前に登録した「確認区分」が表示されます。「件名区分」に連動しています。

（この時点で直接入力することも可能です（20文字）。ただし、「確認区分」の変更はされません。）

＜例＞

＊選択した「件名」により、

事前に登録されている「確認区分」を

表示します。

最初は「空白」が表示されていますので、

▼でリストから選択してください。

＊この時点で直接入力することも可能です。

（20文字以内イナイ）

＜新規メール作成画面・表示例＞

⇒

▲

ｄ. 「連絡先」は下記の欄より組合せ自由に選択することができます。（複数指定可能です）

ボタンを押すことにより、チェックマークが付きます。グループ指定、個別の指定ができます。

「グループ」指定の場合

・選択ボタンにレ点を付ツけてください。

「個別」指定の場合

・個別をマーク

・「連絡先レンラクサキの選択」ボタンを押す

※個別に直接メールアドレスを入力することもできます。

その場合、メールアドレスの後に、

学年区分コード（2桁）、

クラス区分コード（2桁）を入力してください。

例） abc01@gakumail.jp/0601；

（「履歴」の表示にて、学年・クラスの表示が可能となります。）

・受信者氏名をクリックする。

⇒

「連絡先-->」ボタンを押す。

e.入力項目完了したら、「送信」ボタンを押す。⇒メール送信されます。

※

「送信」をせずに「戻る」を押すと「下書き」の確認が表示されます。

（電文保存可能）

「はい」・・・下書き保存

「いいえ」・・継続

「ｷｬﾝｾﾙ」・・・破棄

▲

(2)＜下書き＞編集

・・・P23参照

「作成を」クリック →

下書き分のﾒｰﾙ編集ができる

（「作成」を二重に開くとエラーになります。）

・メールは1つしか発信できません。

編集中に「終了」ボタン押下時ジ

内容確認し、発信者名・連絡先を

指定して、再度送信する。（メール発信）

「はい」・・・終了されます。

「いいえ」・・処理継続されます。

▲

(3)「緊急連絡伝言メール」において、電文送信時のエラー対応

・初めてのメールを送信する場合に、下記の「送信エラー」が発生する場合があります。

・対応・・・『サーバ送受信履歴確認』画面の「受信」ボタンを押し、一旦メールの受信操作を行ってください。

「メール送信」エラーについて

※必ず受信を先に行ってから送信をして下さい。

セキュリティ強化の為「POP before SMTP」方式になってます。

＜POP before SMTPとは？＞

不正メールの送信や中継を防止する手段の1つ。

メール送信前に必ずPOPサーバ（メール受信サーバー）によりユーザーの認証を行うシステムです。

このシステムにより送信側を特定し、発信元を偽った※SPAMメールの送信（第三者中継）を防ぐことが出来ます。

※

スパムメール：一方的迷惑広告メール

＜送信できない場合には！＞

受信をしてから一定時間（約１０分から３０分位クライ・・プロバイダーにより異なります。）のみ送信をする仕組みになっています。

必ずメールを送信する前に受信を先に行って下さい。

先に受信を行う事によって、本人確認を行ってから、メールの送信ができます。

（参考）

ＳＭＴＰサーバ

・・・プロバイダが提供する電子メール用のコンピュータ(サーバ)のことです。POPサーバは受信用のコンピュータです。

メールサーバにメールを送るときや、メールサーバ同士でメールをやりとりするときに使われます。

ＰＯＰサーバ

・・・プロバイダが提供する電子メール用のコンピュータ(サーバ)のことです。SMTPサーバは送信用のコンピュータです。

メールを受信するサーバで、受信したメールをそれぞれのユーザー毎に分けて保存しています。

ユーザーがメールを送信すると、まずSMTPサーバが受け取ります。

SMTPサーバーは、受け取ったメールの情報を送信先のPOPサーバーに送って、間違いがないか確かめます。

送信先が正しければ、送信先のPOPサーバへメール本文を送ります。

メールを受け取ったPOPサーバは、ユーザーのメールボックスにメールを保管しておきます。

ユーザーがメールソフトの受信ボタンを押すと、メール受信の要求がPOPサーバに送られます。

POPサーバーはメールが届いているかどうか確認し、新しいメールが届いていたら、メールボックスに溜まっているメールを

ユーザーのパソコンに送ります。

これでユーザーにメールが届き、パソコンでメールを見ることができます。

▲

※メール送信時にアドレスエラーで送信できなかった場合、

（「送信時ソウシンジ、送信アドレスエラー」．CSV出力）

2004.12.15

または、受信時に、宛先不明でエラー返信された場合、

（「受信時、配信ハイシン不能・対象外」．CSV出力）

または、受信時に、内容不明でエラー返信された場合、

（「受信時、受信ジュシンメールエラー」．CSV出力シュツリョク）

2004.12.15

または、受信時に、サービス外のメールを受信した場合、

（「受信時、配信ハイシン不能・対象外」．CSV出力）

2004.12.15

原電文を「CsvData」フォルダ内に自動保存されます。

受信の都度、出力されます。（「○○件の送信エラーを受信しました」とメッセージが出力されます。）

時々確認しエラーのないことを確認が必要です。

エラーが発生ハッセイした場合は、電文エラーの詳細内容を確認の上、正当なアドレスに変更してください。

⇒

<<例>>

＜エラー一覧イチラン＞

・・・CSV形式で書かれます。

メールアドレスを確認してください。

宛先不明・・・アドレスに誤りがあります。

アドレスを確認カクニンの上「アドレス帳」の変更を行ってください。

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